A feladatok követésére találták ki az issue/bug tracking rendszereket, de ezek használata előtt nagyobb projekteken gyakran előzetes információ gyűjtés szükséges, és mindaddig email-ben van minden. Ennek kapcsán a klienssel (és a kliens kliensével) folytatott email kommunikáció néha olyan méreteket ölt, hogy problémát jelenthet ezek nyomonkövetése. Pl. tudni, kell, ha valamire még nem válaszoltunk, a minket segítő csapat nem reagált, a kliens nem reagált, a kliens kliens-e nem adott elegendő inputot...
1. Használjuk a "Follow up" funkciót, vagyis tegyünk piros zászlót az email-okra, amire pl. még nem válaszoltunk
2. Hozzunk létre emlékeztetőt a Calendar-ban, főleg ha határidő is van arra, hogy válaszoljunk, vagy mi várunk válaszra adott határidőig
3. Hozzunk létre pl. egy "Lezárt" folder-t, és az ide tartozó email-okat húzzuk át az Inbox-ból
4. Használjuk a "Categorize" funkciót, amellyel színkódokat rendelhetünk az email-okhoz fontosság szerint
5. Különösen fontos esetekben az általunk küldött email-ekban használjuk a "high importance" jelölőt
6. Az általunk küldött email-ekben adjunk meg "due date"-et (csak magunknak, a címzettnek, vagy mindkettőnek)
A due date megadása, és sok más opció is megtalálható a Follow Up -> Flag for recepient menüpontban:
A.P.
Nincsenek megjegyzések:
Megjegyzés küldése